O ano de 2018 começou com grandes mudanças para as empresas brasileiras. Todas as empresas e órgãos públicos estão obrigados ao eSocial e em janeiro foi a vez dos empregadores com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. E a obrigatoriedade para as pequenas e médias empresas inicia ainda em julho deste ano.
Não existem alterações na legislação trabalhista, mas existe a necessidade de mudanças – adaptação cultural e tecnológica para as empresas. Sabemos que tudo que é novo assusta, e de fato o eSocial por sua grande abrangência e complexidade tem sido uma grande preocupação.
Preparamos este artigo para esclarecer e desmistificar alguns pontos do eSocial e auxiliar os empregadores na adequação desta nova obrigatoriedade.
Mas afinal, o que é o eSocial?
Vamos lá! O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, foi criado em 2014 por 4 órgãos e entidades do Governo Federal (Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTB).
Ele unifica a prestação das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, objetivando transmitir, validar, armazenar e distribuir as devidas informações, criando um único ambiente nacional de dados.
Considerado uma ferramenta tecnológica robusta, o eSocial é composto por quatro órgãos do governo, já citamos acima, 45 eventos, 26 tabelas auxiliares, 2.736 campos e 155 rubricas.
“Muitos podem até achar que é mera burocracia, mas o eSocial foi pensado e estruturado para simplificar a rotina de todos, comenta Camardelli”.
Quatro anos após a sua instituição, o eSocial trouxe um novo contexto para realidade das empresas, estamos vivenciando na verdade um processo de desburocratização com total integração das informações e o cumprimento das obrigações legais, e está em pleno funcionamento.
Como toda mudança exige adaptação, o governo dividiu o processo de implantação em três etapas e em cinco fases cada uma delas, para viabilizar o projeto, conforme cronograma detalhado abaixo e também no infográfico.
ETAPAS
Primeira – 1º de janeiro de 2018 para as empresas de grande porte;
Segunda – 16 de julho de 2018 para as demais empresas com faturamento abaixo de 78 milhões de reais – incluindo MEI com funcionários;
Terceira – 14 de janeiro de 2019 para os órgãos públicos.
FASES
Independente do grupo, a adequação passa obrigatoriamente por cinco fases:
Fase 1: Cadastro do empregador e tabelas
Fase 2: Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas
Fase 3: Folha de pagamento
Fase 4: Substituição da GFIP e compensação cruzada
Fase 5: Dados de Segurança e Saúde do trabalhador
Fonte: Portal eSocial
Embora o eSocial já tenha 4 anos de existência, muitas dúvidas ainda permeiam e adequar-se tem sido uma ação desafiadora para todas as empresas.
Venha conosco nesta leitura, vamos te ajudar a entender um pouco mais sobre o eSocial, o que mudou, quais são os prazos, as multas e o que você precisa fazer para se adequar. Afinal sua adequação já começa por aqui.
Talvez uma das alterações mais relevantes de décadas, o eSocial trouxe um verdadeiro choque cultural nas rotinas trabalhistas.
Além da necessidade de uma adequação tecnológica, o novo modelo exige inúmeras mudanças no dia a dia das empresas, principalmente relacionadas à dinâmica dos profissionais das áreas de Recursos Humanos, Contabilidade e Jurídica.
Será que é o fim do jeitinho brasileiro, dos privilégios e dos atrasos? Bem, a verdade é que não é mais possível descumprir prazos, buscar alternativas ou burlar a legislação sem ficar exposto aos riscos de penalidades ou multas.
Com o eSocial a rotina das empresas mudou, antes era possível deixar de gerar e informar algumas obrigações sem que o governo identificasse em tempo real as irregularidades, pois não existia um controle tão eficaz, e assim, muita coisa passou despercebida.
Agora isso não é mais possível! As informações contam com um leiaute padronizado e seu envio ocorre por meio digital para um único ambiente nacional, respeitando cada prazo legal.
E mais, existem mecanismos de validação e cruzamento de dados, logo, informações inconsistentes, incorretas, eaté mesmo a ausência delas serão identificadas e consequentemente, as empresas podem ser autuadas.
Vale lembrar que o eSocial não alterou a legislação atual, apenas trouxe mudanças na organização, transmissão, recebimento e arquivamentos dos dados. Houve alteração em todo o vetor da fiscalização e auditoria e hoje é o empregador que vai até os órgãos fiscalizadores, transmitindo os arquivos digitais via SPED – Escrituração Fiscal Digital.
Por isso, é de extrema importância planejar, preparar, reorganizar os processos administrativos, contábeis e fiscais, ampliando o conhecimento da legislação e a mentalidade da organização, incluindo os colaboradores de outras áreas e a diretoria.
eSocial na prática – saiba como ele funciona
Você sabe realmente como o eSocial funciona? Sem dúvida, o grande questionamento dos empresários é sobre o seu funcionamento na prática.
De forma simples e objetiva, o eSocial obriga o envio periódico das informações relacionadas ao trabalhador, estatutário, autônomo, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício, para a sua plataforma por meio digital.
As informações são repassadas ao Governo Federal e este vai retransmitir aos demais órgãos e entidades regulamentadoras e fiscalizadoras quando solicitados, por isso a necessidade de ter um ambiente nacional único.
Parece muito simples na teoria, no entanto, como já mencionamos existem inúmeros desafios e a maioria das organizações ainda não estão preparadas.
Inclusive porque o eSocial qualifica a fiscalização, possibilitando maior transparência, redução dos índices de sonegação, fraudes e erros de inadimplência. Além disso a fiscalização é em tempo real!
Uma das principais questões na adequação remete ao atendimento dos prazos e das particularidades das 15 obrigações, conforme calendário oficial do Comitê Gestor relacionadas abaixo:
1. GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
2. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime CLT
3. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
4. LRE – Livro de Registro de Empregados
5. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
6. CD – Comunicação de Dispensa
7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
8. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
9. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
10. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho
12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
13. Folha de pagamento
14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
15. GPS – Guia da Previdência Social
As empresas devem observar que o envio das informações não exclui o armazenamento de documentos em papel ou digital, conforme legislação específica. O eSocial só instrumentaliza e unifica a sua execução.
O coração do eSocial – conhecendo os eventos
O eSocial foi projetado com a estrutura de eventos, convertido no formato XML, ou seja, ele é transmitido em uma sintaxe básica, utilizada para compartilhar informações – especialmente via internet – entre diferentes computadores e aplicações.
Evento nada mais é que todo fato trabalhista que aconteça com o colaborador. Atualmente existem 45 tipos de eventos que devem ser registrados, e são classificados em iniciais e de tabelas, periódicos e os não periódicos, cada um com seu leiaute específico.
Lista de Eventos
Eventos iniciais e tabelas – Contêm os dados do empregador, estrutura administrativa e classificação fiscal, todas as informações registradas no cadastramento inicial são filtradas nos próximos eventos.
S-1000 Informações do Empregador/Contribuinte
S-1005 Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil
S-1010 Tabela de Rubricas
S-1020 Tabela de Lotações Tributárias
S-1030 Tabela de Cargos/Empregos Públicos
S-1035 Tabela de Carreiras públicas
S-1040 Tabela de Funções/Cargos em Comissão
S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho
S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais
S-1080 Tabela de Operadores Portuários
Eventos periódicos – São relacionados aos eventos com datas fixas para acontecer e deve ser emitido para cada funcionário, mesmo que ele possua mais de um vínculo empregatício. A folha de pagamento por exemplo, é um evento periódico, sendo esta a maior das modificações, desde a sua elaboração até o seu envio.
S-1200 Remuneração do Trabalhador
S-1202 Remuneração de Servidor Vinculado a Regime Próprio de Previdência Social
S-1207 Benefícios Previdenciários – RPPS
S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1250 Aquisição de Produção Rural
S-1260 Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
S-1270 Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
S-1280 Informações Complementares aos Eventos Periódicos
S-1295 Solicitação de totalização para pagamento em contingência
S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos
S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos
S-1300 Contribuição Sindical Patronal
Eventos não periódicos – Estão relacionados com eventos que não tem uma data pré-fixada para acontecer e são referentes aos direitos e deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais. Segundo o Manual de Orientação do eSocial cada evento não-periódico possui um prazo limite para envio após a sua ocorrência, estes são variáveis.
S-2190 Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
S-2200 Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 Alteração de Contrato de Trabalho
S-2210 Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2220 Monitoramento da saúde do trabalhador
S-2230 Afastamento Temporário
S-2240 Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
S-2241 Insalubridade/Periculosidade/Aposentadoria Especial
S-2250 Aviso Prévio
S-2298 Reintegração
S-2299 Desligamento
S-2300 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
S-2306 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
S-2399 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
S-2400 Cadastro de benefícios previdenciários – RPPS
S-3000 Exclusão de Eventos
S-5001 Informações das Contribuições Sociais por Trabalhador
S-5002 Imposto de Renda Retido na Fonte
S-5011 Informações das Contribuições Sociais Consolidadas por Contribuinte
S-5012 Informações do IRRF consolidadas por contribuinte
É importante estar atento ao prazo de envio dos eventos, pois eles são organizados por hierarquias, sendo um pré-requisito para inclusão de novas informações. Lembre-se cada evento é pré-requisito para a fase seguinte!
O não cumprimento dos prazos pode acarretar penalidades e multas, conforme mostramos a seguir.
Quais as penalidades e multas que as empresas estão sujeitas?
O novo modelo exige uma mudança na rotina dos profissionais de RH e Contabilidade, pois precisam suprimir os vícios e descuidos para evitar as penalidades e multas – já que a fiscalização se torna 100% eletrônica e bastante minuciosa.
Já pensou ser penalizado por não informar a admissão de um funcionário, por não comunicar acidente de trabalho ou mesmo um afastamento temporário, afinal, existem muitas sanções.
O descumprimento das obrigações pode gerar multas pesadas e por isso, é de extrema importância que você conheça e entenda um pouco mais sobre os prazos e envios do eSocial.
Veja, a seguir, tipo e valor de algumas multas que sua empresa pode desembolsar caso fique irregular:
.Atraso na comunicação de admissão do trabalhador – De R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar em caso de reincidência.
.Folha de pagamento fora das normas – A partir de R$ 1.812,87.
.Irregularidade no ASO – O valor vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
.Não comunicar acidente de trabalho – Pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. Em caso de reincidência, ela pode ter o seu valor dobrado.
.Multa por irregularidade no PPP – Varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
.Não informar afastamento temporário – Pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
.Não entregar relatório de informações – A multa tem o valor mínimo de R$ 425,64, com acréscimo de R$106,40 por cada bimestre de atraso. O valor máximo pode chegar a R$ 42.564,00.
.Não comunicar férias – R$ 170,00 – por férias.
.Não informar alteração de dados cadastrais e contratuais – Pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado.
.Não atualizar informações dos empregados – R$ 600,00 – por empregado
.Admissões – a multa é cobrada por funcionário e varia R$ 3.000,00 para grandes empresas e R$ 800,00 para ME – dobrando em caso de reincidência e sendo corrigidos pelo IPCA.
.Perder o prazo do FGTS – R$ 10,64 a R$ 406,41 – valor por empregado e dobra por reincidência.
Segundo o governo, as multas não serão aplicadas para aqueles que não aderirem imediatamente ao eSocial, no entanto, o processamento e quitação das obrigações entre governo e empresa só poderá ser feito, após a adequação.
Benefícios do eSocial – o que sua empresa ganha com isso
Elencamos algumas vantagens e benefícios advindos do eSocial, como integração de processos, registro imediato de novas informações e disponibilidade imediata e automática dos dados aos órgãos envolvidos. Veja os demais:
.Desburocratização de processo;
.Registro único de dados;
.Eficiência das obrigações;
.Diminui a inadimplência;
.Cumprimento das obrigações trabalhistas;
.Redução de papéis, arquivos e espaço físico;
.Organização dos documentos dos empregados;
.Tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas;
.Informações corretas, completas e seguras.
Algumas empresas já conseguem sentir na prática os benefícios com a substituição de procedimento manuais, preenchimento e entrega de formulários e declarações como GFIP e a DIRF, anteriormente entregues de forma separada a cada órgão. É de fato uma verdadeira desburocratização de processos, conforme já falamos.
O eSocial vai gerar ganho de produtividade, pois passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, diminuirá erros nos cálculos, que ainda hoje ocorrem na geração desses documentos.
Em outra perspectiva os benefícios também contemplam os trabalhadores, pois viabiliza o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários, permitindo também acesso ao histórico digital e atualizado de toda sua vida laboral.
No futuro bem mais próximo o eSocial será visto como um grande parceiro da gestão, permitindo ainda um maior aperfeiçoamento dos processos e redução das ações trabalhistas, por exemplo. No final, todos ganham!
Ainda dá tempo? O que fazer?
Agora, você já consegue identificar o seu nível de preparação e os passos necessários para dar início ou finalizar a sua adequação da forma mais adequada. Então vamos lá, chegou a hora!
Confira em nosso canal no YouTube um webinar que também vai te ajudar. Afinal, temos pouco tempo.
Vale ressaltar aqui três pontos importantes:
1# PROCESSOS
Talvez seja necessário mapear e revisar os processos. É de extrema importância que os vícios e descuidos sejam abandonados para que as entregas aconteçam dentro dos prazos.
2# TREINAMENTO
Trabalhar com o eSocial requer preparação. É recomendável que todos entendam a importância, estejam familiarizados e engajados com este desafio.
3# TECNOLOGIA
Cumprir as obrigações sem a ajuda de soluções tecnológicas é quase impossível.
Os eventos devem ser gerados e transmitidos (mensageria) ao eSocial unicamente por meio de sistema especialista do empregador (ou do seu Contador).
O próximo passo é começar, procure um especialista!
Fábio Camardelli – É consultor especialista em RH na Eflow Gestão Empresarial, canal de distribuição da Senior.